Conferenze

La conferenza è una riunione di persone interessate ad un dato argomento, per discutere di questioni inerenti allo stesso, scambiandosi informazioni ed esperienze favorendo così un arricchimento di conoscenze a tutti i partecipanti.

Le conferenze, ad esempio, data la non periodicità dell'evento e la tipologia dei fruitori, necessitano di un grosso impegno nell'attività di pubbliche relazioni, marketing e promozione (contatti con testate e giornalisti, preparazione e invio comunicati stampa, organizzazione di conferenze stampa, realizzazione di siti internet dedicati, design e produzione di brochure, programmi locandine, gadgets) per garantirne il successo.

È necessaria un accurata progettazione, preparazione, e gestione di una conferenza

Negli ultimi anni sempre più aziende hanno fatto ricorso alle riunioni online, in conseguenza della riduzione dei budget destinati ai viaggi. L'adozione di politiche economiche più oculate e la migliore gestione del budget dedicato a viaggi di lavoro e intrattenimento rendono però tali considerazioni meno attuali.

Secondo l'opinione di Joyce Gioia, presidente di The Herman Group. "La tecnologia è ancora da perfezionare e l'esperienza delle riunioni virtuali è ancora inferiore, per qualità, a quella reale" afferma. Tuttavia, la tecnologia impiegata nelle riunioni su Web ha fatto passi da gigante e continua a migliorare. Naturalmente, poiché non è in discussione l'insostituibilità degli incontri di persona, la vera questione è la seguente: quand'è che i limiti della tecnologia, quali la larghezza di banda e il software, rendono una riunione in linea impraticabile o improduttiva?

Quali sono i costi reali di una riunione in linea?

È più facile quantificare i costi iniziali, spesi per l'applicazione e l'infrastruttura, rispetto al costo rappresentato dalla rinuncia ai vantaggi di una riunione "di persona". Si è perso un affare perché ci si è potuti incontrare solo davanti al monitor di un PC? "Le conferenze Web mi permettono di concentrare le risorse su aree che offrono il massimo ritorno dell'investimento" dice Ted Kramer, presidente di TMK Consulting. Ma quando il prezzo della rinuncia agli incontri di persona è da considerarsi troppo alto?

Le conferenze Web per scambiarsi i punti di vista

Anche quando la tecnologia funziona e il rapporto costi/benefici pende a favore della conferenza Web, è opportuno riflettere sul tipo di riunioni praticate. Una riunione di persona può essere consigliabile quando "si prevede una discussione emotivamente accesa, in cui rilevare e analizzare il linguaggio del corpo e dei segni non verbali sono attività necessarie", dice Stephen Seavecki, responsabile di marketing presso Viack, azienda attiva nello sviluppo di software per riunioni su Web. E, anche se è possibile leggere il linguaggio del corpo di chi parla attraverso uno schermo, è richiesta un'abilità che si può ottenere, solo con una formazione specifica.
Dopo queste considerazioni, molti concluderanno che le riunioni su Web sono ormai una realtà consolidata. Pertanto, il prossimo passo sarà domandarsi in che modo sia possibile ottenere il massimo da una riunione in linea. Ecco tre spunti.

Utilizzare le riunioni in linea per giustificare quelle da tenersi di persona.

È ciò che fa Greg Bailey, vicepresidente alle vendite di una società statunitense di gestione del portafoglio. Se decide di spostarsi per lavoro è in base al risultato di una riunione virtuale. "Così facendo mi risparmio viaggi e riunioni improduttive" afferma. Naturalmente, il metodo non si adatta a qualsiasi situazione: in alcuni casi, potrebbe essere necessario far precedere una riunione "fisica" a una in linea. Il trucco è sapere quando sia opportuna l'una e quando l'altra. Se si vende software e si intende condurre una breve dimostrazione, una conferenza Web può essere l'ideale. Lo stesso non si può dire se si deve proporre una fusione societaria.
Analogamente, non si devono sottovalutare gli aspetti culturali, aziendali e non solo, della questione.
Per Carol Walker Loomis, dirigente del Loomis Group, agenzia di marketing di San Francisco, le riunioni su Web sono ideali per la comunicazione tra uffici diversi. Per i professionisti del marketing, il cui campo di competenza è la comunicazione, riunirsi davanti a dei monitor è perfettamente accettabile. Ma i clienti non sempre si trovano a loro agio in simili situazioni. "Abbiamo rapporti di affari importanti con l'Asia ed è interessante osservare, per esempio, come in Giappone i clienti insistano per incontrare fornitori e partner di persona" dice Loomis.

Diversi sondaggi suggeriscono che l'impiego delle tecnologie Web e della teleconferenza può portare vantaggi produttivi a breve termine. Tuttavia, nel lungo periodo, la spersonalizzazione della relazione commerciale è un fattore da considerare. Gli imprenditori devono essere consapevoli che, per avere successo nel panorama economico attuale, è necessaria una combinazione di entrambe le metodologie. In altre parole, è necessario tanto disporre di un budget oculato per le spese di viaggio quanto saper utilizzare le tecnologie di riunione opportune.

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