Videoconferenza

Usare la videoconferenza è un po’ come usare il telefono, solo che è possibile vedere l’interlocutore oltre che sentirlo, e quindi osservarne le espressioni, il linguaggio del corpo, le reazioni alle vostre proposte. La videoconferenza permette inoltre di lavorare in due o più persone sullo stesso foglio di calcolo, o su qualsiasi altro documento informatico.
È come trovarsi nella stessa stanza con i propri interlocutori, lavorare faccia a faccia con loro.
La videoconferenza aiuta a lavorare con maggiore efficienza in quanto la comunicazione visiva è forse la forma più naturale di comunicazione. In genere, si tende a comprendere prima e a ricordare meglio ciò che ci viene mostrato, piuttosto che ciò che ci viene detto.
Alcuni sistemi di videoconferenza sono ideati per permettere a diversi gruppi di persone in ubicazioni diverse di partecipare a una riunione. Altri sistemi sono concepiti per consentire a due persone di discutere un progetto stando sedute alla propria scrivania. In entrambi i casi queste persone sono in grado di vedere immagini in movimento, udire chiaramente i suoni con la sensazione di trovarsi insieme. La videoconferenza crea un ambiente in cui le decisioni vengono prese velocemente e in cui sussiste uno scambio continuo di idee, conoscenze tra colleghi. Il risultato è un lavoro di squadra più efficiente e una migliore definizione degli obiettivi, senza necessità di spostamenti.

Che cos’è un sistema di videoconferenza

Un sistema di videoconferenza è costituito da una telecamera, un monitor, un codec (codificatore-decodificatore) e un microfono in ogni postazione. La linea ISDN fornisce il mezzo per inviare suoni e immagini da una postazione all’altra.

Dove è possibile utilizzare la videoconferenza

Si può usare la videoconferenza in qualsiasi locale o su qualsiasi desktop e persino a casa. Non occorre utilizzare particolari sistemi di illuminazione o di connessione oltre al sistema di videoconferenza , tutto ciò che occorre è una connessione ISDN, o LAN

Utilità di una videoconferenza

La videoconferenza permette agli individui di interagire a qualsiasi distanza, facilitando lo scambio di idee e di informazioni come se ci si trovasse nella stessa stanza.
Questo si traduce in più tempo da dedicare al proprio lavoro, eliminando i tempi di attesa di trasporti, e-mail, o fax. La videoconferenza avvicina le persone.

Benefici:

  • Riduzione dei costi (Spese di viaggio e alloggio ridimensionate)
  • Incremento della produttività (Meno viaggi e quindi più tempo dedicato al business)
  • Utilizzo ottimale delle risorse
  • Le persone e le informazioni diventano più accessibili.
  • Miglioramento della comunicazione
  • Le riunioni sono più frequenti, la condivisione della conoscenza è più diretta.
  • Rapidità dei processi decisionali
  • La videoconferenza facilita l’interazione e quindi la possibilità di prendere decisioni.
  • Ottimizzazione dei processi decisionali
  • Decisioni in tempi brevi, con maggiore consenso e accordo da parte di tutti gli interessati.
  • Gestione immediata delle situazioni di crisi
  • Il top management può riunirsi con brevissimo preavviso in qualsiasi parte del mondo.
  • Velocizzazione della distribuzione
  • Velocizzando i processi decisionali e allargando il consenso, diventa più rapida anche l’immissione sul mercato di nuovi prodotti.
  • Riscontro nei confronti dei clienti
  • La maggiore disponibilità di contatti personali permette di discutere e affrontare in modo più efficiente le esigenze e le richieste dei clienti.

Chi dovrebbe fare uso della videoconferenza

Qualsiasi società con esigenze di comunicazione può trarre vantaggio dall’uso della videoconferenza, migliorando la possibilità di relazionarsi, incrementando la produttività e riducendo i costi delle trattative.
Sebbene fino ad oggi la videoconferenza fosse confinata nelle sale direttive delle multinazionali, la riduzione dei costi e la crescente disponibilità di linee ISDN negli ultimi dieci anni l’hanno trasformata in uno strumento di gestione delle comunicazioni aziendali pratico e conveniente, adatto per imprese di ogni dimensione, dalle piccole e medie aziende alle multinazionali

Cambiamenti che la videoconferenza comporta in una realtà aziendale

La videoconferenza rappresenta un’iniezione di essibilità in un sistema aziendale. Il personale può incontrarsi in qualsiasi momento per esaminare lo stato di un progetto o per risolvere i problemi di volta in volta, scambiandosi in tempo reale documenti, grafici e file di dati, lavorandoci sopra sul momento, in modo interattivo. I tempi di un progetto possono dimezzarsi, la distribuzione dei prodotti si velocizza, l’assistenza clienti può diventare più reattiva.
Si evolvono pratiche di lavoro nuove e più efficienti, pratiche che costruiscono il gioco di squadra e sanno tirar fuori il meglio dal talento di ogni singolo individuo.
Se poi si ricorre alla videoconferenza per migliorare la comunicazione con clienti e fornitori, emergono ulteriori necessità. I contatti più ravvicinati e regolari contribuiscono a costruire fiducia e comprensione, facendo sì che tutti siano abbiano un’idea più chiara dell’unico, comune obiettivo.

Perché utilizzare la videoconferenza

Fino a non molto tempo fa, era impossibile implementare sistemi di videoconferenza di alta qualità a prezzi accessibili, in quanto le linee telefoniche ordinarie non erano in grado di supportare il volume di dati video. Oggi però le tecniche di compressione dati e la crescente disponibilità di linee ISDN e di reti LAN permettono di gestire più facilmente le velocità di trasmissione richieste dalle immagini video.
Inoltre, la maggiore varietà di prodotti per videoconferenza oggi disponibile permette ad aziende di qualsiasi struttura e dimensione di scegliere una combinazione di prodotti in grado di rispondere alle rispettive esigenze di comunicazione.

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